Arkivlagring av dokument och filer i arkivet. Regler för arkivförvaring av handlingar

En organisation, som en levande organism, interagerar kontinuerligt med världen utanför och stödjer många interna processer: sluter avtal med motparter, accepterar eller säljer varor och tjänster, gör olika betalningar, samordnar och godkänner lokala bestämmelser.

Utarbetas samtidigt många dokument, varav de flesta förr eller senare förlorar sin nuvarande relevans och skickas till arkivet. Varje organisation följer sin egen dokumenthanteringspolicy, men efter allmänna rekommendationer, framgångsrikt tillämpade i praktiken och med stöd av juridiska normer, kan du optimera arkiveringen så mycket som möjligt och undvika eventuella problem i framtiden.

Hela utbudet av dokumentation som ackumuleras av en organisation under sin verksamhet och är föremål för lagring är indelad i flera kategorier:

ingående dokument– är rättslig grund organisationens existens och fastställa dess grundläggande juridiska egenskaper;
administrativa dokument– är av tvingande eller informativ karaktär, utarbetade som regel på uppdrag av ledande befattningshavare;
personaldokument– påverka alla möjliga relationer som kan uppstå mellan en anställd och en arbetsgivare;
bokslut- inkluderar källdokument, som återspeglar organisationens köp och försäljning av varor och tjänster;
specialiserad dokumentation– interna regelverk som reglerar huvudaspekterna av organisationens verksamhet och säkerställer konsekvens i arbetet i dess strukturella avdelningar.

I en vidare mening kan alla dokument som en organisation har delas in i två grupper: dokumentation för vilken pappersarbete har slutförts och papper som fortfarande är inblandade i någon pågående affärsprocess. En av huvuduppgifterna för den anställde som ansvarar för att upprätthålla arkivet är att kompetent distribuera befintliga handlingar för relevanta ärenden och deras tillägg i rätt tid med nyupparbetad dokumentation.

Förberedelse för krav på överföring och lagring

För maximal strukturering av tillgängliga juridisk enhet handlingar används en särskild konsoliderad nomenklatur som återspeglar namnen på alla ärenden med uppgift om deras lagringsperioder. Dokument i filer grupperas vanligtvis efter typ och distribueras i separata mappar.

Klausul 3.4. De grundläggande reglerna för driften av organisationers arkiv, godkända 2002 och av rekommendationskaraktär, i form av nomenklaturen för filer erbjuds i form av en tabell som innehåller följande fält:

fallindex, som består av en digital kod för en strukturell enhet och ett serienummer för väskan;
ärendets titel, in i form av en kort och exakt beteckning av kärnan i processen relaterad till den utan användning av komplexa strukturer och inledande ord;
fält antal lagringsenheteråterspeglar antalet volymer eller delar i filen och är färdig i slutet av året;
den sista kolumnen innehåller anteckningar som avser verksamhet som utförs på ärenden - etablering, förflyttning m.m.

Ärenden organiserade i enlighet med den konsoliderade nomenklaturen arkiveras under en period beroende på vilken typ av dokumentation som utgör dem. Därmed bevaras de ingående handlingarna under hela den juridiska personens existensperiod, och i händelse av dess likvidation är de föremål för överföring till det statliga eller kommunala arkivet.

Del bokslutär också föremål för obestämd lagring, medan perioden för primär dokumentation är begränsad 5 år. Den längsta arkiveringstiden ges för personalhandlingar - till exempel löneutdrag lön måste behållas 75 år gammal, är samma tidsfrist satt till anställningsavtal och personliga kort från anställda.

Regler och ansvar

På federal nivå regleras de allmänna principerna för att organisera arkivärenden av lag nr 125-FZ av den 22 oktober 2004, vars vissa bestämmelser är obligatoriska för alla företag som har ett konstant dokumentflöde.

Utöver rättsliga normer för skötsel av arkiv föreskriver lagen också ansvar för tjänstemän och organisationer för kränkningar som begås inom detta område. Böterna i detta fall överstiger inte 500 rub, dock kan helt eller delvis frånvaro av obligatorisk lagringsdokumentation leda till en mycket allvarligare påföljd - upp till 300 000 rub..

Vissa bestämmelser om arkivering av räkenskapsdokument beskrivs i order från USSR:s finansministerium, godkända redan 1983 och fortfarande relevanta. En uttömmande lista över dokument som upprättats under hela organisationens existens, tillsammans med deras lagringsperioder, presenteras i order från Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558. Uppsättningen regler för driften av organisationers arkiv som redan nämnts ovan innehåller en detaljerad lista med rekommendationer som rör alla aspekter av sådan verksamhet.

Tillgång till handlingar och tidsfrister för tillhandahållande av dem

Bildade ärenden flyttas vanligtvis till arkivet senast 3 år från det att de affärsprocesser som återspeglas i dem har slutförts. Förfarandet för att lagra och utfärda dokument fastställs i enlighet med de godkända interna reglerna baserat på myndighetskrav och rekommendationer.

För internt bruk är varaktigheten av arbetet med arkivhandlingar begränsad 30 dagar, men på begäran av ansvarig arbetstagare kan, med förbehåll för ärendenas säkerhet, den angivna tiden förlängas med ytterligare en månad.

Steg-för-steg-instruktioner för arkivering och underhåll av ett arkiv

Förfarandet för registrering och överföring av ärenden för förvaring kan delas upp i flera huvudstadier:

Det bör noteras att handlingar som har en lagringstid vanligtvis är föremål för arkivering. minst 10 år. Resten av dokumentationen kan förvaras direkt på avdelningarna och överföras till förstörelse så snart den tid som lagen föreskriver har löpt ut.

Utrusta arkivförrådet och bedöma lokalernas lämplighet

Tillvägagångssättet för att ordna förvaringsutrymmen för dokumentation beskrivs i detalj i Grundreglerna. Huvudprincip när man utrustar ett arkiv inom en organisation – användning av en separat byggnad eller lokal för sina behov.

Samtidigt är det inte tillåtet att använda strukturer som är i extremt förfallet skick, liksom fuktiga och ouppvärmda. Begränsningen gäller även lokaler belägna i samma byggnader med cateringtjänster och livsmedelsförsörjning, samt belägna intill lager av brandfarliga eller aggressiva ämnen.

Det interna arrangemanget av arkivförrådet måste göras på ett sådant sätt att maximal säkerhet för den dokumentation som finns i den garanteras. Detta kräver efterlevnad lista över villkor:

Arkivrummet ska skyddas från översvämning, uppfylla brandsäkerhetsnormer och ha ett effektivt ventilationssystem;
alla elektriska ledningar och uttag måste isoleras så mycket som möjligt;
efterbehandling av lokalerna måste göras med icke brandfarliga och icke-aggressiva material;
Det är inte tillåtet att dra vatten- och avloppsledningar genom förrådet.

Det slutliga beslutet om lokalernas lämplighet för arkivets behov fattas av ett antal specialiserade tjänster baserade på expertis. Detta tar hänsyn till Brandsäkerhet lokaler, dess sanitära skick m.m. Baserat på resultaten av varje undersökning, a spela teater, vilket återspeglar resultaten av dess genomförande.

Funktioner för att använda dokument och organisera arbetet

Grunden för arkivarbetet är en av ledningen godkänd föreskrift eller instruktion om skötsel av organisationens arkiv. Baserat på ett sådant dokument utses en anställd att fungera som arkivarie och ansvarar för säkerheten och fullständigheten av de papper som anförtrotts honom.

Ett arkiv i en organisation kan finnas antingen som en självständig strukturell enhet eller som en del av en administrativ tjänst. Oavsett dess formella anknytning är huvudsyftet med dess funktion att bilda, registrera och säkerställa integriteten hos organisationens arkivdata.

Det uppnås genom arkivarens systematiska aktivitet för att upprätthålla nomenklaturen för filer, ta emot korrekt körda volymer, deras systematisering etc. Dessutom inkluderar arkivpersonalens ansvar att tillhandahålla begärda dokument i rätt tid och fullständigt, samt deltagande i processen för förstörelse av utgången dokumentation.

Kontrollförfarande

Utöver interna bestämmelser regleras arkivets arbete av lagstiftning, inklusive åtgärder för att kontrollera arkivhanteringen i organisationen.

Sålunda, enligt lag nr 125-FZ, utförs kontroll av efterlevnaden av förfarandet för lagring av dokument av speciella organ på federal nivå och nivån av konstituerande enheter i Ryska federationen. I praktiken utförs denna funktion vanligtvis av Skatteinspektionen och Pensionsfonden som de huvudsakliga externa användarna av organisationens dokumentation. Samma lag föreskriver ansvar, inklusive straffrättsligt ansvar, för brott mot arkivlagstiftningen.

En översikt över organisationens presenteras nedan.

Design av elektroniska medier

I en värld av genomgripande högteknologi ger den "klassiska" informationsbäraren – papper och dess derivat – sakta men säkert plats för elektroniska medier. I detta avseende kommer den arkivanställde förr eller senare att ha en fråga: Hur accepterar man sådana dokument för lagring? Svaret på detta är enkelt: i samma form som de ursprungligen designades.

Om till exempel fakturor från en utländsk leverantör kommer in i form av ett elektroniskt dokument som är certifierat med en digital signatur, så ska de sparas i datorns minne - inget ytterligare behöver skrivas ut eller attesteras. Sådan dokumentation ingår i registernomenklaturen på allmän basis, med hänsyn tagen till den fastställda lagringsperioden.

Arkivhantering i organisationen – komplex och flerstegsprocess, som kräver att deltagarna noggrant planerar och följer många krav och rekommendationer. Ett välbyggt dokumentlagringssystem indikerar dock inte bara avdelningarnas samordnade och produktiva arbete, utan visar också på organisationens potential som en effektiv affärsenhet.

Detaljerade instruktioner för att överföra dokument till arkivet presenteras i videon.

Federal lag av den 22 oktober 2004 N 125-FZ "On Archival Affairs in Ryska Federationen"organisationer är skyldiga att säkerställa säkerheten för arkivhandlingar, inklusive handlingar om personal, under deras fastställda lagringsperioder federala lagar, andra reglerande rättsakter från Ryska federationen, såväl som listor över dokument som anges i del 3 i artikel 6 och del 1 och 1.1 i artikel 23 i denna federala lag.

De angivna dokumentlistorna inkluderar:

1) listor över standardarkivdokument som anger deras lagringsperioder och instruktioner för användningen av dessa listor, godkända av det auktoriserade federala verkställande organet inom området arkivärenden och kontorsarbete (för närvarande - Rosarkhiv, tidigare - Rysslands kulturministerium) :

- Lista över standardiserade arkivdokument som genereras i processen för statliga organs, lokala myndigheters och organisationers verksamhet, med angivande av deras lagringsperioder, godkänd. På order från det ryska arkivet daterat den 20 december 2019 N 236 (till och med den 18 februari 2020 - Lista godkänd på order av Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 N 558);

- Lista över standardiserade arkivdokument som genererats i organisationers vetenskapliga, tekniska och produktionsverksamhet, med angivande av lagringsperioder, godkänd. På order från Rysslands kulturministerium av den 31 juli 2007 N 1182.

Se också Instruktioner för användning av listan över standardiserade arkivdokument för hantering som genereras i processen för verksamhet av statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, som anger deras lagringsperioder, godkända. På order av Rosarkhiv av den 20 december 2019 N 237.

Dessutom, för att bestämma lagringsperioderna för hanteringsdokument för 80-talet - första hälften av 90-talet av XX-talet, såväl som specifik (industri) dokumentation, används listan standarddokument, godkänd Sovjetunionens huvudarkiv 1988-08-15.

2) listor över dokument som genereras i processen för deras verksamhet, såväl som i verksamheten hos organisationer som är underordnade dem, godkända av federala regeringsorgan och andra statliga organ i Ryska federationen, som anger perioderna för deras lagring. Dessa listor över dokument är godkända i samförstånd med Rosarkhiv;

3) en lista över dokument som genererats under kreditinstitutens verksamhet, som anger deras lagringsperioder och instruktioner för dess användning, godkända av det auktoriserade federala verkställande organet inom området för arkivfrågor och kontorsarbete tillsammans med Rysslands centralbank.

För aktiebolag bestäms lagringstiderna för deras handlingar av de godkända föreskrifterna om förfarande och tider för förvaring av aktiebolags handlingar. Resolution från Federal Commission for the Securities Market of Russia av den 16 juli 2003 N 03-33/ps.

Referensinformationen ger lagringstiderna för de vanligaste dokumenten från organisationer, fastställda av listan över standardiserade förvaltningsarkivdokument, godkända. Genom order från det federala arkivet av den 20 december 2019 N 236, såväl som lagringstiderna för dokument som inte ingår i listorna ovan och fastställts av federala lagar och andra reglerande rättsakter i Ryska federationen.

Arkiv- detta är en organisation eller dess strukturella enhet som tar emot och lagrar dokument i syfte att använda retrospektiv information. Avdelningsarkivet ansvarar för att förvara handlingar i en stor organisation, medan arkivet för en mindre och medelstor företagsorganisation sköts av en sekreterare eller på kontoret.

För att systematisera dokument som placeras i arkivet bildas en lagringsenhet som kallas fil. Fall - ett dokument eller en uppsättning dokument relaterade till en fråga eller verksamhetsområde och placeras i ett separat omslag. Dokument formas till filer, enligt nomenklaturen av filer, en systematiserad lista över namn på ärenden som är registrerade i organisationen, som anger deras lagringsperioder.

Vid förberedelse av dokument för arkivlagring utförs två kontorsarbeten: bildandet av en fil och dess registrering. Bildande av ärenden - tilldelning av handlingar till ett specifikt ärende och deras systematisering. Registrering av ärendet, bestämt av fastställda regler, förberedelse för förvaring av handlingar.

Organisation av arkivlagring dokument och deras effektiva användning är en av huvuduppgifterna för dokumentationsstödtjänsten. Strukturen för organisationens arkiv är utformad enligt nomenklaturen av filer. Detta är ett oberoende dokument, vars utarbetande är ett komplext arbete i flera steg.

Ärendenomenklatur ses över årligen före räkenskapsårets början. Vid sammanställningen beaktas strukturen i den tidigare nomenklaturen och planerna för organisationens funktion under nästa år. Varje strukturell enhet förbereder sin del, och sedan sammanställs de enskilda delarna centralt till en gemensam nomenklatur. Utkastet till nomenklatur är föremål för godkännande av organisationens chef.

Under tjänsteåret arkiveras handlingar med vilka operativt arbete har avslutats i akter enligt gällande nomenklatur. I det här fallet är det möjligt att det kan dyka upp handlingar som inte fanns med vid sammanställningen. Om så sker öppnas ett ärende med en ny rubrik, om vilken anteckning görs i nomenklaturen. Det är också ganska troligt att under hela året inte ett enda dokument kommer att dyka upp för att öppna ett ärende med den föreskrivna titeln. För varje öppnat ärende görs en motsvarande anteckning i nomenklaturen.

Arkivlagring av dokument i en organisation kan utföras i flera steg. De lagras under en viss tid i strukturenhetens arkiv och överförs sedan till organisationens arkiv. Därefter ska en del av handlingarna föras över till statens förråd.

Ryskt kontorsarbete har en hundraårig historia, framstående nationella drag. Handlingar lever ett långt liv - från registrering till arkivförvaring och förstörelse. Reglerna för att arbeta med dem i en viss organisation utgör kontorsledningssystemet. Det är en uppsättning generella principer och specifika dokumentbehandlingstekniker. Deras bildning sker under inverkan av många faktorer. De viktigaste av dem är de befintliga arbetstraditionerna, både nationella och de som uppstod inom en viss organisation, samt olika reglerande och metodologiska dokument från statliga organ.

Hantering av processen för att lagra dokumentation i arkiv i vårt land utförs i enlighet med bestämmelserna i den ryska federationens lag nr 125-FZ "Om arkivärenden i Ryska federationen", som antogs den 1 oktober 2004.

Under varje företags kommersiella verksamhet genereras informationsdata alltid i tryckt eller elektronisk form i vissa volymer. När tidsramen för deras autenticitet går ut, är de föremål för systematisering och arkivlagring av dokument organiseras.

Typer av lagring av arkivdokument

Enligt "List of Standard Management Documents", som godkändes av Federal Archive den 6 oktober 2000, finns det vissa grupper av papper som har en specifik period och till och med typ av lagring.

Statliga strukturer är skyldiga att alltid överföra filer för arkivlagring uteslutande till specialenheter i Rysslands arkivfonder. Och kommersiella strukturer har ett större urval av sätt att lagra dokumentation.

Följande kriterier gäller för företag av alla tillgängliga ägarformer:

Perioden för omedelbar lagring av dokument bestäms endast av organisationens kontorspolicy, det vill säga tills det ögonblick då behovet av dokumentens relevans passerar.
Förekomsten av en begränsad lagringstid, som anges i listan, är 1, 2, 5 och 10 år. Dessutom finns själva arkivet på företagets kontor.
Lagstiftning om registerhantering av organisationer som är engagerade i kommersiell verksamhet och interna företagsregler bestämmer förfarandet för permanent lagring av dokument.
Det är tillåtet både att lokalisera arkiv i grenar av specialiserade tjänster och att organisera ett system av angelägenheter inom företaget.

Arkiveringsförfarande

För varje informationsgrupp av dokument anger den ansvariga anställde, baserat på Ryska federationens regelverk, exklusivt på individuell basis specifika lagringsperioder. En detaljerad inventering upprättas alltid, som anger datum för borttagande av papper från arkivet, samt utgångstiden för deras lagringsperiod. I detta fall hänvisas till aktuell bestämmelse i gällande lag.

Organisationen av arkivförvaring av handlingar inom företaget bör ske i lokalområden eller särskilda lokaler. Det är viktigt att ha system i form av lådor, arkivmappar, lådor och specialutrustning - kataloghyllor, ställ. Samtidigt måste papper av särskilt värde och av hög kommersiell betydelse placeras i metallskåp med säkerhetslås. När de fastställda tidsfristerna löper ut likviderar en auktoriserad anställd i företaget handlingarna och upprättar en motsvarande förstörelseakt.

Om lagring kräver en obegränsad tid, genomförs ett finansieringsförfarande med efterföljande överföring av ärenden till särskilda institutioner.

Krav för att organisera arkivlagring av dokument

Arkivlagring av dokument innebär ett visst alternativ för att systematisera papper i ett företag, vilket gör att du kan följa alla gällande regler och lagstiftning för att förhindra förlust av viktiga data.

Arkivet finns i en speciell byggnad eller i ett isolerat rum. Dess organisation i rum med hög luftfuktighet och ökad uppvärmning är oacceptabel. Dessutom kan han inte vara i närheten av cateringtjänster, kemikalie- och livsmedelslager.

Ett företag som ägnar sig åt arkivplacering ska ha ett förråd för kundhandlingar, ett rum för att genomföra forskningsarbete. Dessutom bör strukturen inkludera ett rum där papper tas emot, deras acklimatisering utförs och tillfällig lagring av lagringsmedia är möjlig här.

Krav på pappersförvaring

Att organisera arkivlagring av dokument kräver strikt efterlevnad av följande regler:

säkerhet i alla avseenden - rummet självt måste vara motståndskraftigt mot brand, liksom skyddat från eventuell översvämning, det måste finnas en nödutgång;
det bör inte finnas några huvudrörledningar i själva rummet, bara de som är isolerade med hjälp av skyddsanordningar eller material är tillåtna;
arkivet får endast innehålla dolda elektriska ledningar och förseglade eluttag;
Det är inte tillåtet att använda eld eller någon uppvärmningsanordning i arkivet, inte heller att förvara mat eller andra främmande föremål där;
rummet måste ha metallställ av mobil eller stationär typ.

Hyllor som placeras i lager måste också uppfylla ett antal specifika krav. Till exempel bör huvudgången mellan raderna uppta minst 1,2 m, mellan ställningar - 0,75 m Avståndet från hyllorna som är parallella med väggen yttre vägg bör vara lika med minst 0,75 m, och mellan änden och väggen på ställningen bör vara mer än 0,45 m. Ett avstånd på 0,15 m krävs från bottenhyllan på varje hylla från golvet.

På själva hyllorna placeras dokument uteslutande i buntar eller lådor. Dokument får inte lämnas omonterade på golvet eller på fönsterbrädan.

Hyllor bör endast placeras vinkelrätt mot väggar med fönster och strömförsörjning. I detta fall måste avståndet från värmekällan eller fönstret till ställningen vara mer än 0,6 m. Det är inte tillåtet att ansluta ställningar till samma värmekällor och ytterväggar.

Hur man lagrar dokument korrekt

Ljus i rummet där arkiv lagras kan ges antingen artificiellt eller naturligt. Om det bara finns naturligt ljus är det viktigt att helt utesluta direkt solstrålar på papper. För att göra detta hängs ljusskyddande gardiner och persienner på fönstren.

Konstgjord belysning är vanligtvis glödlampor, som nödvändigtvis är placerade i slutna nyanser. Om självlysande utrustning används är det bättre att dessa är enheter med ett litet UV-spektrum.

Att organisera lagringen av dokument innebär alltid att rätt temperatur och luftfuktighet upprätthålls. Papperslagringsmedia förvaras vid en temperatur på 17-19°C och en luftfuktighet på 50-55%. Om data finns på filmmedia bör luftfuktigheten vara 40-45%, temperaturen för svartvita filmer - cirka 15°C, för färgfilmer - 2-5°C. Om information placeras på magnetband och skivor, är luftfuktighet i intervallet 50-65% och temperatur i 15-20°C idealisk.