아카이브에 문서 및 사례의 아카이브 저장. 문서 보관 보관 규칙

조직은 살아있는 유기체와 마찬가지로 외부 세계와 지속적으로 상호 작용하고 수많은 내부 프로세스를 지원합니다. 즉, 상대방과 계약을 체결하고, 상품 및 서비스를 수락 또는 판매하고, 다양한 지불을 수행하고, 현지 규정을 조정 및 승인합니다.

동시에 형성됨 많은 문서, 대부분은 조만간 현재의 관련성을 잃고 아카이브로 보내집니다. 각 조직은 자체 문서 관리 정책을 준수하지만 실제로 성공적으로 적용되고 법적 규범에 따라 백업되는 일반적인 권장 사항을 따르면 가능한 한 보관을 최적화하고 향후 발생할 수 있는 문제를 방지할 수 있습니다.

활동 과정에서 조직이 축적하고 보관 대상인 전체 문서 배열은 여러 범주로 나뉩니다.

• 설립 문서- 조직의 존재에 대한 법적 근거이며 기본 법적 특성을 결정합니다.
• 행정 문서- 본질적으로 필수적이거나 정보를 제공하며 일반적으로 고위 경영진을 대신하여 작성됩니다.
• 인사 문서- 직원과 고용주 사이에 발생할 수 있는 모든 가능한 관계에 영향을 미칩니다.
• 재무제표- 조직의 상품 및 서비스 구매 및 판매를 반영하는 기본 문서를 포함합니다.
• 전문 문서- 조직 활동의 주요 측면을 관리하고 구조 부서의 작업 일관성을 보장하는 내부 규정.

넓은 의미에서 조직이 가지고 있는 모든 문서는 다음과 같이 나눌 수 있습니다. 두 그룹: 완료된 문서 및 실제 비즈니스 프로세스에 여전히 관련된 문서. 아카이브 유지 관리를 담당하는 담당자의 주요 임무 중 하나는 관련 사례에서 사용 가능한 문서의 유능한 배포와 새로 작성된 문서를 적시에 추가하는 것입니다.

이전 및 보관 요구 사항 준비

법인이 처분할 수 있는 문서의 구조를 최대화하기 위해 보관 기간이 표시된 모든 사례의 이름을 반영하는 특별 통합 명명법이 사용됩니다. 케이스의 문서는 일반적으로 유형별로 그룹화되어 별도의 폴더에 배포됩니다.

3.4절. 2002 년에 승인되고 권장 사항이있는 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙의 경우 사례 명명 형식은 다음 필드를 포함하는 표 형식으로 제안됩니다.

• 케이스 인덱스, 구조 단위의 디지털 코드와 케이스의 일련 번호로 구성됩니다.
• 사건 제목, 복잡한 구조와 소개 단어를 사용하지 않고 관련된 프로세스의 본질을 간단하고 정확하게 지정하는 형태로 입력됩니다.
• 필드 저장 장치의 수파일의 볼륨 또는 부품 수를 반영하고 연말에 완료됩니다.
• 마지막 열에는 다음이 포함됩니다. 메모사건에 대한 업무 - 설립, 이전 등

통합 명명법에 따라 구성된 사례는 해당 사례를 구성하는 문서 유형에 따라 일정 기간 동안 보관됩니다. 따라서 구성 문서는 법인의 전체 존재 기간 동안 보존되며 청산 시 주 또는 시립 기록 보관소로 이전됩니다.

재무 제표의 일부도 무기한 보관되지만 기본 문서의 경우 기간이 제한됩니다. 5 년. 인사 문서에 대해 가장 긴 보관 기간이 제공됩니다. 예를 들어 급여 명세서를 저장해야 합니다. 75세, 고용 계약 및 직원의 개인 카드에 대해 동일한 기간이 설정됩니다.

규정 및 책임

연방 수준에서 기록 보관소 구성의 일반 원칙은 2004년 10월 22일자 법률 No. 125-FZ에 의해 규제되며, 특정 조항은 영구적인 문서 흐름이 있는 모든 기업에 필수입니다.

기록 보관소의 유지 관리에 관한 법적 규범 외에도 이 법률은 이 분야에서 저지른 위반에 대한 공무원 및 조직의 책임을 규정하고 있습니다. 이 경우 벌금은 다음을 초과하지 않습니다. 500 문지름그러나 보관을 위한 필수 문서가 완전히 또는 부분적으로 없으면 훨씬 더 심각한 처벌을 받을 수 있습니다. 최대 300,000 루블.

회계 문서 보관에 대한 별도의 규정은 1983년에 승인되었지만 여전히 관련성을 잃지 않은 소련 재무부의 명령에 따라 표시됩니다. 조직의 존재 전체에 걸쳐 작성된 문서의 전체 목록과 보관 조건은 2010년 8월 25일 No. 558 러시아 문화부 명령에 나와 있습니다. 위에서 이미 언급한 조직 아카이브 작업에 대한 규칙 세트에는 이러한 활동의 ​​모든 측면과 관련된 권장 사항의 자세한 목록이 포함되어 있습니다.

문서 및 제출 마감일에 대한 액세스

형성된 사례는 일반적으로 여기에 반영된 비즈니스 프로세스가 완료된 날로부터 3년 이내에 아카이브로 이전됩니다. 문서 저장 및 발급 절차는 규제 요구 사항 및 권장 사항에 따라 승인된 내부 규정에 따라 설정됩니다.

내부 사용의 경우 보관 문서 작업 기간이 제한됩니다. 30 일다만, 사건의 안전을 위하여 담당관의 요청에 의하여 지정된 기간을 1개월 더 연장할 수 있다.

보관 및 보관을 위한 단계별 지침

보관용 케이스의 처리 및 이송 절차는 다음과 같이 나눌 수 있습니다. 몇 가지 주요 단계:

보존 기간이 있는 문서는 일반적으로 보관 대상입니다. 최소 10년. 나머지 서류는 관련 부서에 직접 보관하였다가 법령이 정하는 기간이 만료되는 즉시 파기합니다.

아카이브 장비 및 건물의 적합성 검토

문서 보관 장소를 배치하는 절차는 기본 규칙에 자세히 설명되어 있습니다. 조직 내에 아카이브를 설치할 때의 주요 원칙은 다음과 같습니다. 필요에 따라 별도의 건물 또는 건물 사용.

동시에 매우 황폐한 상태의 구조물과 축축하고 가열되지 않은 구조물의 작동은 허용되지 않습니다. 이 제한은 케이터링 서비스 및 식품 공급이 있는 동일한 건물에 위치한 건물뿐만 아니라 가연성 또는 공격적인 물질의 창고 근처에 위치한 건물에도 적용됩니다.

아카이브 저장소의 내부 배열은 그 안에 포함된 문서의 최대 안전성을 보장하는 방식으로 수행되어야 합니다. 이를 위해 반드시 준수해야 하는 조건 목록:

• 보관실은 홍수로부터 보호되고 화재 안전 표준을 충족하며 생산적인 환기 시스템이 있어야 합니다.
• 모든 전기 배선과 소켓은 가능한 한 절연되어야 합니다.
• 방의 장식은 불연성 및 비 공격적인 재료로 만들어야합니다.
• 저장 시설을 통해 상하수도관을 놓는 것은 허용되지 않습니다.

기록 보관소의 요구 사항에 대한 건물의 적합성에 대한 최종 결정은 검사를 기반으로 한 여러 전문 서비스에 의해 이루어집니다. 이것은 건물의 화재 안전, 위생 상태 등을 고려합니다. 각 검사 결과를 바탕으로 행동, 구현 결과를 반영합니다.

문서 사용 및 작업 구성의 특징

아카이브 작업의 기초는 조직의 아카이브 유지 관리에 대해 경영진이 승인 한 규정 또는 지침입니다. 이러한 문서를 기반으로 기록 보관소의 역할을 하는 직원이 임명되고 그에게 위임된 문서의 안전과 완전성에 대한 책임이 있습니다.

조직의 아카이브는 독립적인 구조 단위 또는 관리 서비스의 일부로 존재할 수 있습니다. 공식 제휴에 관계없이 기능의 주요 목적은 조직의 보관 데이터의 형성, 회계 및 무결성 보장입니다.

이는 사건의 명명법을 유지하고, 올바른 형식의 책을 접수하고, 체계화하는 등 기록관의 체계적인 활동을 통해 이루어집니다. 또한 아카이브 직원의 임무에는 요청된 문서를 적시에 완벽하게 제공하고 보관 기간이 만료된 문서를 파기하는 과정에 참여하는 것이 포함됩니다.

제어 절차

내부 규정 외에도 기록 보관소의 작업은 무엇보다도 조직의 기록 보관소 사무를 통제하기 위한 조치를 제공하는 입법 행위에 의해 규제됩니다.

따라서 법률 No. 125-FZ에 따르면 문서 저장 절차 준수에 대한 통제는 연방 수준 및 러시아 연방 주체 수준의 특수 기관에서 수행합니다. 실제로이 기능은 일반적으로 조직 문서의 주요 외부 사용자로서 세무 조사관과 연금 기금에서 수행합니다. 동일한 법은 기록 보관소에 관한 법률 위반에 대한 최대 형사 책임을 규정합니다.

조직의 사무실 워크플로를 자동화하기 위한 프로그램의 개요는 아래에 나와 있습니다.

전자매체 등록

만연한 첨단 기술의 세계에서 "고전적인" 정보 매체(종이 및 그 파생물)는 느리지만 확실하게 전자 매체에 자리를 내주고 있습니다. 이와 관련하여 아카이브 직원은 조만간 다음과 같은 질문을 할 것입니다. 보관을 위해 그러한 문서를 수락하는 방법은 무엇입니까?이에 대한 대답은 간단합니다. 원래 설계된 것과 동일한 형태입니다.

예를 들어, 외국 공급업체의 송장이 디지털 서명으로 인증된 전자 문서 형태로 수신된 경우 컴퓨터 메모리에 저장해야 합니다. 추가로 인쇄하거나 인증할 필요가 없습니다. 이러한 문서는 설정된 보관 기간을 고려하여 일반적으로 케이스의 명명법에 포함됩니다.

조직의 아카이브 사무 - 복잡하고 다단계 프로세스이는 참가자의 수많은 요구 사항 및 권장 사항을 신중하게 계획하고 준수해야 합니다. 그럼에도 불구하고 잘 구축된 문서 저장 시스템은 부서의 잘 조정되고 생산적인 작업을 증명할 뿐만 아니라 효과적인 경제 단위로서의 조직의 잠재력을 보여줍니다.

문서를 아카이브로 전송하는 방법에 대한 자세한 지침은 비디오에 나와 있습니다.

2004년 10월 22일의 연방법 No. 125-FZ "러시아 연방 기록 보관소" 조직은 연방법, 기타 규제 법률에 의해 설정된 보관 기간 동안 직원 문서를 포함한 보관 문서의 안전을 보장해야 합니다. 러시아 연방의 행위와이 연방법 제 6 조 3 부 및 제 23 조 1 및 1.1에 의해 제공된 문서 목록.

이러한 문서 목록에는 다음이 포함됩니다.

1) 보관 및 사무 분야의 공인 연방 집행 기관에서 승인한 보관 기간 및 사용 지침을 나타내는 표준 보관 문서 목록(현재 - Rosarkhiv, 이전 - 러시아 문화부 ):

- 승인된 보관 기간을 나타내는 주 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성되는 일반적인 관리 기록 보관 문서 목록입니다. 2019년 12월 20일 N 236의 연방 기록 보관소 명령에 따라(2020년 2월 18일까지 - 2010년 8월 25일 N 558의 러시아 문화부 명령에 의해 승인된 목록);

- 저장 기간을 나타내는 조직의 과학, 기술 및 생산 활동에서 생성된 일반적인 보관 문서 목록이 승인되었습니다. 2007년 7월 31일자 러시아 문화부 명령 N 1182.

또한 승인된 보관 기간을 나타내는 주 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 일반적인 관리 기록 보관 문서 목록의 사용 지침을 참조하십시오. 2019년 12월 20일 연방 기록 보관소 명령 N 237.

또한 80 년대 관리 문서의 유효 기간을 결정하기 위해 XX 세기의 90 년대 전반부뿐만 아니라 특정 (산업) 문서, 표준 문서 목록이 승인되었습니다. 소련 08/15/1988의 주요 기록 보관소.

2) 저장 기간을 나타내는 연방 주 당국, 러시아 연방의 다른 주 기관이 승인 한 문서 목록은 활동 과정뿐만 아니라 종속 조직의 활동 과정에서 형성됩니다. 이 문서 목록은 연방 기록 보관소와 합의하여 승인되었습니다.

3) 러시아 은행과 함께 보관 및 기록 보관 분야의 승인 된 연방 집행 기관이 승인 한 보관 기간 및 사용 지침을 나타내는 신용 기관 활동 과정에서 생성 된 문서 목록 .

주식 회사의 경우 문서 보관 기간은 승인된 주식 회사의 문서 보관 절차 및 기간에 관한 규정에 의해 결정됩니다. 2003년 7월 16일자 러시아 연방 증권 위원회 법령 N 03-33/ps.

참조 정보에는 승인 된 일반적인 관리 기록 문서 목록에 의해 설정된 조직의 가장 일반적인 문서 저장 조건이 포함됩니다. 2019년 12월 20일 N 236의 연방 기록 보관소의 명령에 따라 위 목록에 포함되지 않고 연방법, 러시아 연방의 기타 규제 법적 행위에 의해 설정된 문서의 보관 기간.

보관소회고 정보를 사용하기 위해 문서를 수신하고 저장하는 조직 또는 구조적 하위 부서입니다. 부서별 아카이브는 대규모 조직에서 문서를 보관하는 역할을 하고, 중소기업 조직의 아카이브는 비서나 사무실에서 관리한다.

아카이브에 보관된 문서를 체계화하기 위해 파일과 같은 저장 단위가 구성됩니다. 사례 - 하나의 문제 또는 활동 영역과 관련된 문서 또는 문서 세트로 별도의 표지에 배치됩니다. 문서는 사례의 명명법에 따라 조직에 등록된 사례 이름의 체계화된 목록으로 구성되어 보관 기간을 나타냅니다.

보관 보관을 위해 문서를 준비할 때 두 가지 사무 작업, 즉 케이스 형성과 실행이 수행됩니다. 사례 형성 - 특정 사례에 대한 문서 할당 및 체계화. 확립 된 규칙에 따라 결정된 사건 등록, 문서 보관 준비.

아카이브 스토리지의 구성문서화 및 그 효과적인 사용은 문서화 지원 서비스의 주요 업무 중 하나입니다. 조직의 아카이브 구조는 사례의 명명법에 따라 형성됩니다. 이것은 복잡하고 다단계 작업인 독립적인 문서입니다.

케이스 명명법사업 연도 이전에 매년 검토됩니다. 그것을 컴파일 할 때 이전 명명법의 구조와 내년도 조직 기능에 대한 계획이 고려됩니다. 각 구조 단위는 해당 부분을 준비하고 개별 조각은 중앙에서 공통 명명법으로 축소됩니다. 초안 명명법은 조직 장의 승인을 받아야 합니다.

사무 년 동안 운영 작업이 완료된 문서는 현재 명명법에 따라 사례에 제출됩니다. 이 경우 준비 과정에서 제공되지 않은 문서가 나타날 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 명명법에 명시된 새 제목으로 케이스가 열립니다. 또한 1년 내내 제공된 제목으로 사건 개시에 대해 단일 문서가 나타나지 않을 가능성도 있습니다. 명명법의 각 제출된 사례에 대해 해당 메모가 작성됩니다.

조직의 문서 보관 저장은 여러 단계로 수행할 수 있습니다. 일정 시간 동안 그들은 구조 단위의 아카이브에 저장된 다음 조직의 아카이브로 전송됩니다. 그 후, 문서의 일부는 주 저장소로 이전됩니다.

러시아 사무는 국가적 특징으로 구별되는 오랜 역사를 가지고 있습니다. 문서는 등록에서 보관 보관 및 폐기에 이르기까지 수명이 깁니다. 특정 조직에서 그들과 함께 일하는 규칙은 사무 시스템을 구성합니다. 일반적인 원칙과 특정 문서 처리 기술의 집합입니다. 그들의 형성은 많은 요인에 의해 영향을 받습니다. 그 중 가장 중요한 것은 국가 및 특정 조직 내에서 발생하는 기존 작업 전통과 국가 기관의 다양한 규제 및 방법론 문서입니다.

우리 나라의 기록 보관소에 문서를 저장하는 과정의 관리는 2004년 10월 1일에 채택된 러시아 연방 No. 125-FZ "러시아 연방 보관법"의 조항에 따라 수행됩니다 .

각 기업의 상업 활동 과정에서 정보 데이터는 항상 특정 볼륨의 인쇄 또는 전자 형식으로 생성됩니다. 진위 기간이 끝나면 체계화되고 문서 보관 보관 구성이 수행됩니다.

다양한 문서 보관 저장

2000년 10월 6일 연방 기록 보관소에서 승인한 "표준 관리 문서 목록"에 따르면 특정 기간과 보관 유형이 있는 특정 그룹의 문서가 있습니다.

국가 구조는 항상 기록 보관용 파일을 러시아 기록 보관 기금의 특수 부서에만 독점적으로 전송할 의무가 있습니다. 그리고 상업 구조에서는 문서를 저장하는 방법이 더 다양합니다.

다음 기준은 모든 기존 소유권 형태의 회사에 적용됩니다.

• 문서의 직접 저장 조건은 조직 자체의 사무 정책, 즉 문서의 관련성이 필요한 순간까지만 결정됩니다.
• 목록의 조항에 명시된 제한된 보관 시간의 존재 - 1, 2, 5 및 10년. 동시에 아카이브 자체는 회사 사무실에 있습니다.
• 업무 기록 관리법과 기업 내부 규정은 기록을 영구적으로 보관하는 방법을 관장합니다.
• 전문 서비스 지점에서 아카이브를 찾고 회사 내 업무 시스템을 구성하는 것이 허용됩니다.

보관 순서

문서의 각 정보 그룹에 대해 책임 담당자는 러시아 연방의 규제 프레임워크를 기반으로 독점적으로 개별적으로 특정 보존 기간을 설정합니다. 문서를 아카이브로 제거한 날짜와 보관 기간 만료 시간을 나타내는 자세한 인벤토리가 항상 작성됩니다. 이 경우 현행법의 해당 규정을 참고한다.

회사 내 문서 보관 보관 조직은 지역 또는 특수 건물에서 수행해야합니다. 상자, 보관 폴더, 상자 및 특수 장비(카탈로그 선반, 랙) 형태의 시스템을 보유하는 것이 중요합니다. 동시에 특정 가치가 있는 서류와 상업적으로 중요한 서류는 안전한 잠금 장치가 있는 금속 캐비닛에 넣어야 합니다. 기한이 만료되면 회사의 승인 된 직원이 문서 청산을 수행하고 적절한 파기 조치를 취합니다.

보관에 무제한 기간이 필요한 경우 자금 조달 절차가 수행되어 이후에 사례를 특수 기관으로 이전합니다.

문서 보관 보관 구성 요구 사항

문서 보관 저장은 기업에서 문서를 구성하기 위한 특정 옵션을 의미하므로 중요한 데이터의 손실을 방지하기 위해 현재의 모든 규칙과 규정을 준수할 수 있습니다.

아카이브는 특수 건물이나 격리된 방에 있습니다. 습도가 높고 난방이 강화 된 방의 조직은 용납 할 수 없습니다. 또한 케이터링 서비스, 화학 및 식품 창고 근처에 위치할 수 없습니다.

아카이브 배치에 종사하는 기업에는 클라이언트 문서 저장소, 연구 작업 공간이 있어야 합니다. 또한 논문을 접수하고 순응하는 방을 포함해야 하며, 이곳에서 정보매체의 임시보관도 가능하다.

서류 보관 요건

문서의 보관 저장 구성에는 다음 규칙을 엄격하게 준수해야 합니다.

1. 모든면에서 안전 - 방 자체는 화재에 강하고 홍수 가능성으로부터 보호되어야하며 비상구가 필요합니다.
2. 방 자체에는 주요 파이프 라인이 없어야하며 보호 장치 또는 재료로 격리 된 파이프 라인 만 허용됩니다.
3. 아카이브에는 숨겨진 전기 배선과 밀폐 된 소켓 만있을 수 있습니다.
4. 기록 보관소에 불과 난방 장치를 사용하는 것은 물론 음식과 다른 이물질을 보관하는 것도 허용되지 않습니다.
5. 방에는 이동식 또는 고정식 금속 선반이 있어야 합니다.

스토리지에 배치된 랙은 여러 특정 요구 사항도 충족해야 합니다. 예를 들어, 행 사이의 주 통로는 랙 사이 - 0.75m 이상이어야 하며 벽과 평행한 선반에서 외벽까지의 거리는 최소 0.75m, 끝과 벽 사이는 최소 0.75m이어야 합니다. 랙의 높이는 0.45m 이상이어야 하며, 각 랙의 하단 선반에서 바닥에서 0.15m의 거리가 필요합니다.

랙 자체에서 문서는 번들이나 상자에 독점적으로 배치됩니다. 조립되지 않은 형태로 바닥이나 창턱에서 문서를 찾는 것은 허용되지 않습니다.

선반은 창문과 배터리가 있는 벽에 수직으로만 배치해야 합니다. 이 경우 열원 또는 창에서 랙까지의 거리는 0.6m 이상이어야하며 선반은 동일한 열원 및 외벽에 인접해서는 안됩니다.

문서를 올바르게 보관하는 방법

아카이브가 보관되어 있는 방의 조명은 인공적으로도, 자연스럽게도 구성될 수 있습니다. 자연광만 있다면 종이에 직사광선을 완전히 차단하는 것이 중요합니다. 이를 위해 차광 커튼과 블라인드가 창문에 매달려 있습니다.

인공 조명은 일반적으로 항상 닫힌 그늘에 위치한 백열등입니다. 발광 장비를 사용하는 경우 UV 스펙트럼이 작은 장치가 더 좋습니다.

문서 보관을 구성하려면 항상 올바른 온도 및 습도 조건을 유지해야 합니다. 종이 매체는 17-19°C의 온도와 50-55%의 공기 습도에서 보관됩니다. 데이터가 필름 매체에 있는 경우 공기 습도는 40-45%, 흑백 필름의 경우 온도는 약 15°C, 컬러 필름의 경우 - 2-5°C여야 합니다. 정보가 자기 테이프와 디스크에 있으면 50-65% 범위의 공기 습도와 15-20°C의 온도 체계가 이상적입니다.